Tutte le imprese commerciali sono tenute a redarre e conservare libri e scritture contabili previsti dalle normative fiscali, civilistiche, societarie e del lavoro: in questo articolo cercheremo di fare chiarezza su tutti gli obblighi di legge cui devono adempiere gli imprenditori.
Quali e quanti sono i libri contabili obbligatori?
Per libri contabili si intendono quei documenti che la normativa impone di redigere alle imprese, che variano a seconda delle dimensioni e attività di queste ultime.
Due sono le funzioni principali dei libri contabili:
- Rappresentare i singoli atti d’impresa dal punto di vista quantitativo e monetario.
- Consentire una rappresentazione veritiera della situazione finanziaria dell’impresa.
Il Codice Civile prevede che le imprese (eccetto i piccoli imprenditori e quelli agricoli) abbiano l’obbligo di redarre e conservare:
- Il libro giornale: quello in cui vengono annotate tutte le operazioni di gestione in ordine cronologico (incassi, acquisti, vendite, pagamenti).
- Il libro degli inventari: quello in cui viene fatto l’inventario delle attività dell’impresa, per rappresentarne la situazione patrimoniale.
La normativa fiscale prevede la redazione obbligatoria dei seguenti libri contabili:
- Libri IVA, contenenti fatture passive, fatture attive e corrispettivi.
- Libri dei beni ammortizzabili: dove vengono registrati i beni durevoli soggetti ad ammortamento.
- Libro Mastro: composto da tante schede quanti sono i conti utilizzati, ognuna riportante i movimenti che lo hanno interessato durante l’anno.
- Per le imprese che superino determinati limiti di ricavi e rimanenze finali, la normativa prescrive inoltre la redazione delle cosiddette scritture ausiliari di magazzino.
Secondo la normativa del lavoro, le imprese sono invece obbligate a tenere:
- Il libro unico del lavoro che comprende libro matricola e libro paga.
- Il registro degli infortuni, affinché venga rispettata la normativa INAIL.
Chi ha l’obbligo di redigere i libri contabili?
Gli oneri e le modalità di redazione dei libri contabili dipendono dal regime applicato alle singole imprese:
- Quelle cui è applicabile il regime contabile ordinario (società di capitali e altre imprese al di sopra di un determinato valore di affari) sono tenute a redigere tutti i libri sopraelencati (eccetto le scritture variabili di magazzino, obbligatorie solo in determinati casi).
- Quelle che invece beneficiano di un regime contabile semplificato, saranno esonerate dalla tenuta dei libriprevisti dalla normativa civilistica (non dovranno redigere il libro giornale ed il libro degli inventari, in quanto non soggette ad obbligo di redazione di bilancio).
I libri contabili devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e possono essere conservati su supporto cartaceo o su supporto digitale.
Per il libro giornale e quello degli inventari è previsto il pagamento di un’imposta di bollo nella misura di:
- 16 euro (ogni 100 pagine o frazioni di esse) per le società di capitali che versano la tassa di concessione governativa in misura forfettaria.
- 32 euro (ogni 100 pagine o frazioni di esse) per tutti gli altri soggetti.
Il Codice Civile prevede che libri e registri contabili obbligatori debbano essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, e per lo stesso periodo vanno conservati fatture, lettere, telegrammi ricevuti e copie di quelli spediti. La normativa fiscale prescrive invece che le scritture obbligatorie vadano conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta .
Come avete visto, molte sono le normative e gli obblighi di legge riguardanti la redazione e conservazione dei libri contabili: per ulteriori informazioni vi invitiamo a contattare lo staff di studio Tozza, che sarà lieto di chiarire ogni vostro dubbio.